Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych Użytkowników jest MotoScale z siedzibą w Tarnowie, NIP 8733308643, REGON 544857995 (dalej jako „Administrator” lub „My”). Oznacza to, że MotoScale ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych Użytkownika.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. Sprawy związane z ochroną danych osobowych obsługuje bezpośrednio zespół MotoScale, na dane kontaktowe wskazane w sekcji „Kontakt z administratorem”.

Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:

Administrator

MotoScale z siedzibą w Tarnowie, dalej również jako „My” — podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania danych.

Dane osobowe

Wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz adres IP.

RODO

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

UŚUDE

Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

PKE

Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

Serwis

Serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem motoscale.pl wraz ze wszystkimi jego podstronami.

Użytkownik

Każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z udostępnionych w nim funkcjonalności.

Formularz

Formularz kontaktowy, formularz rezerwacji spotkania oraz formularz pobrania materiałów udostępnione w Serwisie.

W każdej sprawie związanej z ochroną danych osobowych, w tym w celu skorzystania z uprawnień przyznanych Użytkownikowi na gruncie RODO, można skontaktować się z Administratorem:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres kontakt@motoscale.pl,
• telefonicznie pod numerem +48 662 329 680, od poniedziałku do soboty w godzinach 8:00 – 20:00,
• pisemnie na adres siedziby Administratora w Tarnowie.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Użytkownik zostanie uprzednio poinformowany wraz z podaniem przyczyny opóźnienia.

W większości przypadków Użytkownik przekazuje swoje dane samodzielnie — wypełniając Formularz w Serwisie, rezerwując termin rozmowy, pisząc wiadomość e-mail lub kontaktując się telefonicznie. Zakres danych jest uzależniony od funkcjonalności, z której Użytkownik korzysta, i został opisany przy każdym celu przetwarzania osobno.

Administrator może również otrzymać dane Użytkownika od osób działających w jego imieniu, jeżeli posiadają one stosowne umocowanie, a także od podmiotu, który poleca Użytkownikowi nasze usługi.

Część informacji zapisywana jest automatycznie w chwili odwiedzenia Serwisu — przez serwer w postaci logów oraz przez narzędzie analityczne mierzące ruch. Zakres tych informacji opisuje sekcja „Analityka i logi serwera”.

Kontaktując się z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonicznie, Użytkownik przekazuje dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie nazwę firmy oraz dane zawarte w treści wiadomości. Zakres danych jest każdorazowo różny i zależy od rodzaju kierowanej do nas sprawy.

Celem przetwarzania jest umożliwienie Użytkownikowi kontaktu z Administratorem w każdej sprawie dotyczącej prowadzonej przez niego działalności oraz udzielenie odpowiedzi na przesłaną wiadomość lub zgłoszone telefonicznie zapytanie.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do niego wiadomości, w związku z przepisami UŚUDE i PKE dotyczącymi korzystania z udostępnionego kanału komunikacji elektronicznej.

Okres przechowywania

Przez czas niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że korespondencja doprowadzi do zawarcia umowy.

Podanie danych

Dobrowolne, jednak brak adresu e-mail lub numeru telefonu uniemożliwia udzielenie odpowiedzi. Skutkiem może być pozostawienie wiadomości bez rozpoznania.

Prosimy o nieumieszczanie w treści wiadomości danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności informacji o stanie zdrowia, poglądach czy przynależności do organizacji.

Rezerwując termin bezpłatnej rozmowy, Użytkownik podaje imię i nazwisko, adres e-mail oraz wybiera dzień i godzinę spotkania. Rezerwacje obsługuje zewnętrzny system kalendarza, który wysyła Użytkownikowi potwierdzenie, przypomnienia oraz link do wideorozmowy.

Celem przetwarzania jest umówienie i przeprowadzenie rozmowy, w tym poznanie potrzeb Użytkownika przed ewentualnym przygotowaniem oferty, a więc podjęcie działań na jego żądanie przed zawarciem umowy.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie umówienia i odbycia rozmowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie dokumentowania jej ustaleń.

Okres przechowywania

Do czasu odbycia spotkania, a następnie przez 12 miesięcy od jego terminu, chyba że rozmowa doprowadzi do zawarcia umowy.

Podanie danych

Dobrowolne, ale niezbędne do zarezerwowania terminu i wysłania potwierdzenia wraz z linkiem do rozmowy.

Rezerwację można odwołać w dowolnym momencie, korzystając z linku w wiadomości potwierdzającej albo pisząc na kontakt@motoscale.pl.

W celu zawarcia i wykonania umowy Użytkownik podaje dane identyfikujące: imię i nazwisko lub firmę, adres e-mail, numer telefonu oraz adres prowadzonej strony internetowej. W przypadku usług świadczonych odpłatnie Administrator przetwarza dodatkowo adres siedziby, numer NIP oraz numer rachunku bankowego — w zakresie niezbędnym do wystawienia i rozliczenia faktury.

Dane przetwarzane są w celu wykonania zawartej umowy, w tym podjęcia działań na żądanie Użytkownika przed jej zawarciem, wypełnienia obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości i rozliczeniem podatków, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie i wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości, Ordynacją podatkową oraz ustawą o podatku od towarów i usług (obowiązki księgowe i podatkowe), a także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń).

Okres przechowywania

Przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń — co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i świadczeń okresowych 3 lata. Dokumentację księgową i podatkową przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Podanie danych

Warunek zawarcia umowy. Skutkiem niepodania danych jest brak możliwości jej zawarcia i wykonania.

Pobierając udostępniony w Serwisie prospekt lub inny materiał, Użytkownik podaje adres e-mail oraz opcjonalnie nazwę firmy. Na wskazany adres wysyłamy zamówiony plik.

Jeżeli Użytkownik wyrazi na to odrębną zgodę, na ten sam adres możemy przesyłać informacje handlowe dotyczące usług Administratora. Zgoda jest dobrowolna i nie warunkuje otrzymania materiału.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie dostarczenia zamówionego materiału oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 10 UŚUDE i przepisami PKE w zakresie wysyłki informacji handlowych.

Okres przechowywania

Do czasu cofnięcia zgody, a po jej wycofaniu przez okres niezbędny do wykazania, że zgoda została udzielona — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Podanie danych

Dobrowolne, jednak brak adresu e-mail uniemożliwia wysłanie materiału.

Zgodę można wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji w stopce wiadomości albo pisząc na kontakt@motoscale.pl. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Korzystanie z Serwisu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera. Każde zapytanie zapisywane jest w tzw. logach serwera, które zawierają w szczególności adres IP urządzenia, czas zdarzenia oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Dane te nie są kojarzone z konkretnymi Użytkownikami i wykorzystywane są jako materiał pomocniczy do celów administracyjnych oraz zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu.

Administrator prowadzi ponadto działania analityczne i statystyczne z wykorzystaniem narzędzia mierzącego ruch w Serwisie. Gromadzone informacje obejmują między innymi datę i godzinę odwiedzin, przybliżoną lokalizację, rodzaj przeglądarki i systemu operacyjnego, źródło wejścia, odwiedzone podstrony oraz czas spędzony w Serwisie.

Zebrane informacje analizujemy w ujęciu zbiorczym i zazwyczaj nie pozwalają one na zidentyfikowanie poszczególnych Użytkowników. W zakresie, w jakim identyfikacja byłaby możliwa, przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie uprzedniej zgody Użytkownika.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na administrowaniu Serwisem, badaniu jakości usług i zapewnieniu bezpieczeństwa, a w zakresie danych zbieranych za zgodą — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Okres przechowywania

Logi serwera do 12 miesięcy od zdarzenia, dane statystyczne w formie zagregowanej przez czas prowadzenia Serwisu, a dane objęte zgodą do czasu jej wycofania lub skutecznego wniesienia sprzeciwu.

Podanie danych

Zapis następuje automatycznie i jest niezbędny do prawidłowego działania Serwisu.

Administrator korzysta z usług podmiotów zewnętrznych, którym powierza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych wyżej celów i na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania. Do odbiorców danych należą w szczególności:

• dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej wraz z narzędziem analitycznym,
• dostawca systemu wysyłki wiadomości pochodzących z formularzy Serwisu,
• dostawca systemu rezerwacji spotkań i wideokonferencji,
• dostawca poczty elektronicznej oraz narzędzi biurowych,
• biuro rachunkowe oraz dostawca systemu do wystawiania faktur,
• kancelarie prawne, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia zgodności z prawem albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• operatorzy pocztowi i firmy kurierskie,
• podmioty realizujące bieżącą obsługę techniczną Serwisu.

Dane osobowe Użytkownika mogą zostać udostępnione organom państwowym, organom ścigania oraz sądom, jeżeli podmioty te będą uprawnione do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa.

Administrator starannie dobiera podmioty, z którymi współpracuje, a także zapewnia, że nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

Część narzędzi wykorzystywanych w Serwisie dostarczają podmioty z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Dane gromadzone za ich pośrednictwem mogą być w związku z tym przechowywane na serwerach zlokalizowanych poza EOG.

• Dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej (podmiot z siedzibą w USA).
• Dostawca usługi dostarczania wiadomości e-mail z formularzy (podmiot z siedzibą w USA).
• Dostawca usługi obsługi kalendarza i rezerwacji (podmiot z siedzibą w USA).

Podstawą przekazania danych jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniany przez Ramy ochrony danych UE–USA, a w pozostałych przypadkach standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r.

Dostawcy zostali wskazani powyżej przez kategorię świadczonej usługi. Na żądanie Użytkownika Administrator poda tożsamość konkretnego podmiotu, przekaże kopię danych przekazywanych do państwa trzeciego oraz informację o miejscu ich udostępnienia.

Serwis zapisuje w urządzeniu końcowym Użytkownika niewielkie pliki tekstowe (cookies) oraz korzysta z pamięci lokalnej przeglądarki. Umożliwia to zapamiętanie decyzji Użytkownika i poprawne wyświetlanie Serwisu przy kolejnych odwiedzinach.

Niezbędne

Zapamiętują decyzję dotyczącą plików cookies i odpowiadają za prawidłowe działanie Serwisu. Ich zapis nie wymaga zgody, ponieważ bez nich świadczenie usługi nie jest możliwe.

Analityczne

Służą wyłącznie zbiorczej statystyce odwiedzin. Na ich podstawie nie budujemy profili Użytkowników i nie łączymy ich z danymi kontaktowymi. Zapisywane są dopiero po wyrażeniu zgody.

Podstawą prawną przechowywania informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z przepisami PKE, a w przypadku plików niezbędnych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Decyzja Użytkownika zapisywana jest w pamięci lokalnej przeglądarki. Można ją zmienić w dowolnym momencie, czyszcząc dane witryny w ustawieniach przeglądarki — komunikat o plikach cookies pojawi się wtedy ponownie.

Każda przeglądarka pozwala także z góry ograniczyć lub całkowicie zablokować zapisywanie plików cookies. Ograniczenie ich stosowania może wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownikowi przysługują następujące uprawnienia:

Dostęp do danych

Możesz dowiedzieć się, czy przetwarzamy Twoje dane, jakie to dane i w jaki sposób się nimi posługujemy, a także uzyskać ich kopię. Odmówimy wydania kopii, jeżeli niekorzystnie wpłynęłoby to na prawa i wolności innych osób.

Sprostowanie danych

Możesz poprawić dane nieprawidłowe, zaktualizować nieaktualne oraz uzupełnić niekompletne.

Usunięcie danych

Możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już nam potrzebne, gdy skutecznie wniesiesz sprzeciw albo gdy przetwarzamy je niezgodnie z prawem. Odmówimy, jeżeli dane są niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Ograniczenie przetwarzania

Możesz żądać czasowego ograniczenia wykorzystania danych, w szczególności gdy kwestionujesz ich prawidłowość albo wniosłeś sprzeciw. Po ograniczeniu dane możemy jedynie przechowywać oraz wykorzystywać do obrony roszczeń.

Sprzeciw

Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego uwzględniamy zawsze; w pozostałych przypadkach prosimy o wskazanie swojej szczególnej sytuacji.

Przenoszenie danych

Przy spełnieniu warunków z art. 20 RODO możesz otrzymać dane w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego albo żądać przesłania ich wskazanemu administratorowi.

Cofnięcie zgody

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz wycofać ją w dowolnym momencie. Cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie do tego momentu było niezgodne z prawem.

Skarga do organu nadzorczego

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, wystarczy złożyć wniosek na dane kontaktowe wskazane w sekcji „Kontakt z administratorem”. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby, która je składa.

Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Dane gromadzone w Serwisie analizujemy wyłącznie w ujęciu zbiorczym — po to, żeby sprawdzić, które treści są czytane i skąd pochodzą odwiedzający. Nie tworzymy na tej podstawie indywidualnych profili reklamowych i nie kierujemy do Użytkowników reklamy behawioralnej.

W Serwisie mogą znajdować się odesłania do stron internetowych administrowanych przez podmioty niezależne od Administratora. Po kliknięciu takiego odnośnika przetwarzanie danych odbywa się na zasadach określonych przez podmiot prowadzący daną stronę, w jego własnej polityce prywatności.

Administrator rekomenduje zapoznanie się z treścią tych dokumentów i oświadcza, że nie gromadzi danych przekazywanych do stron zewnętrznych w wyniku kliknięcia prowadzącego do nich odnośnika.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, aby przeciwdziałać przypadkowemu lub niezgodnemu z prawem zniszczeniu, utracie, zmianie, nieuprawnionemu ujawnieniu lub dostępowi do danych. Stosowane są w szczególności:

• połączenie z Serwisem szyfrowane certyfikatem SSL na wszystkich podstronach,
• dostęp do skrzynki, kalendarza i dokumentacji wyłącznie dla osób upoważnionych,
• uwierzytelnianie dwuskładnikowe w narzędziach wykorzystywanych do obsługi zapytań,
• zabezpieczenie formularzy przed automatycznym wysyłaniem oraz ograniczenie zakresu zbieranych danych do niezbędnego minimum,
• bieżąca aktualizacja oprogramowania Serwisu i narzędzi towarzyszących.

Administrator podejmuje również działania, aby podmioty z nim współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na jego zlecenie.

Na zmiany niniejszej Polityki Prywatności mogą wpłynąć rozwój technologii internetowej, zmiany przepisów w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój Serwisu. Zmiany obowiązują od daty ich publikacji, a datę ostatniej aktualizacji podajemy na górze strony.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych, UŚUDE oraz Prawa komunikacji elektronicznej.