KSeF w warsztacie. Faktura, która powstaje ze zlecenia.

Zmiana dotyczy formy dokumentu i drogi, jaką pokonuje. Faktura przestaje być plikiem, który wysyłasz mailem, a staje się ustrukturyzowanym dokumentem przekazywanym do krajowego systemu. Z punktu widzenia warsztatu najważniejsze jest jedno: dane muszą być kompletne w chwili wystawienia, bo poprawianie ich później jest znacznie bardziej kłopotliwe niż dotąd.

Jeśli karta zlecenia zawiera dane klienta, listę części z katalogu i rozliczoną robociznę, faktura jest tylko innym widokiem tych samych informacji. Nikt jej nie „wystawia” w sensie wpisywania — dokument powstaje z tego, co zostało zrobione przy aucie.

• dane nabywcy pobrane raz, przy zakładaniu karty pojazdu,
• pozycje z katalogu części, z ceną i stawką z dnia zamówienia,
• robocizna policzona z czasu zapisanego przy zleceniu,
• dokument wysyłany do KSeF bez opuszczania systemu.

Każde ręczne przepisanie danych to jedno miejsce, w którym może powstać błąd — i jedno, którego już nie da się naprawić po cichu.

• Uporządkuj bazę klientów: NIP-y i adresy w jednym formacie, bez duplikatów.
• Sprawdź, czy katalog usług ma stałe nazwy i stawki, a nie opisy pisane za każdym razem od nowa.
• Ustal, kto w firmie odpowiada za wystawienie dokumentu i kiedy dokładnie to robi.
• Przetestuj całą drogę na kilku zleceniach, zanim termin zacznie gonić.

To praca na kilka wieczorów, ale wykonana raz. Firmy, które zrobiły ją wcześniej, przechodzą przez zmianę przepisów bez zatrzymywania warsztatu.